ZÁSADY OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ

společnosti endors advokátní kancelář s.r.o., IČO 051 92 307, se sídlem Praha 4, Obrovského 2407, PSČ 141 00, zapsané v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze pod spi. zn. C 259755 (dále jako „Advokátní kancelář“ nebo „naše společnost“):

Těmito zásadami ochrany osobních údajů (dále jen jako „Zásady“) bychom Vás chtěli informovat o tom, jaké osobní údaje shromažďujeme, jak jsou tyto údaje zpracovávány a dále užívány při realizaci našeho předmětu podnikání, a to v souvislosti s:

1. uzavřením či plněním smlouvy o poskytování právních služeb uzavřené s naší Advokátní kanceláří, popř. jiné smlouvy na služby poskytované Advokátní kanceláří v rámci jejího předmětu podnikání, tj. zejména při poskytování právních služeb a souvisejícího poradenství v oblasti práva, pořádání odborných seminářů a vzdělávacích akcí (dále společně jen jako „Smlouva o poskytování právních služeb“); nebo

2. vyřizováním Vašich požadavků zaslaných prostřednictvím kontaktního formuláře umístěného na našich specializovaných webových stránkách na adrese pravnifitko.endors.cz, popř. na jiných specializovaných webových stránkách provozovaných Advokátní kanceláří (dále jen „Microsites“), zejména v případě Vašeho zájmu o naše právní služby; nebo

3. Vaší návštěvou webových stránek provozovaných Advokátní kanceláří na internetové adrese www.endors.cz nebo při návštěvě Microsites (dále společně jen jako „Webové stránky“); nebo

4. s odběrem newsletterů a jiných obchodních sdělení naší Advokátní kanceláře, pokud jste se přihlásili k jejich odběru prostřednictvím formuláře „Newsletter“ umístěného na našich Webových stránkách; nebo

5. s Vaší účastí na náborovém řízení vedeném naší Advokátní kanceláří, pokud nás budete kontaktovat v případě Vašeho zájmu o pracovní pozici nebo spolupráci s naší Advokátní kanceláří; nebo

6.uzavřením či plněním jakékoli jiné smlouvy uzavřené mezi Advokátní kanceláří a našimi obchodními partnery, zejména dodavateli výrobků a služeb, pokud předmětem takové smlouvy není poskytování právních služeb či jiných služeb ze strany naší kanceláře, ale zajišťování provozních záležitostí naší společnosti (dále jen jako „Jiná smlouva“).

Tyto Zásady rovněž obsahují informaci o Vašich právech v souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů naší Advokátní kanceláří, které jsme získali v souvislosti s některou z výše uvedených situací.

Veškeré osobní údaje zpracováváme v souladu s platnými a účinnými právními předpisy. Ochrana osobních údajů je s účinností od 25. 05. 2018 upravena na evropské úrovni v nařízení Evropského parlamentu a rady (EU) 2016/679 ze dne 27. 04. 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále také jen „GDPR“). Evropskou úpravu pak v České republice doplňuje zákon č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů.

Při zpracování Vašich osobních údajů největší důraz klademe na jejich zabezpečení a zajištění jejich maximální možné integrity a důvěrnosti. V každém případě nakládáme s osobními údaji v souladu se zásadou zákonnosti, korektnosti, transparentnosti, minimalizace a přesnosti údajů, účelového omezení a omezení uložení, a v souladu s dalšími zásadami a povinnostmi, které pro nás vyplývají zejména z výše uvedených právních předpisů, jakož i z právních předpisů a stavovských předpisů upravující výkon advokacie.

Zde Vám poskytujeme základní informace o podmínkách zpracování osobních údajů Advokátní kanceláří, které v případě potřeby rádi na Váš dotaz na níže uvedených kontaktech doplníme či blíže vysvětlíme:

1. Kdo je správcem Vašich osobních údajů?

Správcem Vašich osobních údajů je endors advokátní kancelář s.r.o., IČO 051 92 307, se sídlem Praha 4, Obrovského 2407, PSČ 141 00, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 259755.

Kontaktní osoba: JUDr. Vít Kučera, MBA, e-mail: info@endors.cz, tel. kontakt: 731 838 615.

Na Advokátní kancelář se lze obrátit rovněž písemně na výše uvedené adrese sídla naší společnosti.

2. Co si představit pod pojmem osobní údaje?

Osobními údaji jsou veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě, která je označována jako subjekt údajů. Identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby.

Ve vztahu k právním službám poskytovaným naší Advokátní kanceláří těmito osobní údaji mohou být zejména údaje týkající se:

1. našeho klienta, který je fyzickou osobou;

2. jiných fyzických osob, které nám předloží náš klient (fyzická či právnická osoba) anebo které jsou obsaženy v podkladech či dokumentaci, kterou nám předložil náš klient (fyzická či právnická osoba) v souvislosti se Smlouvou o poskytování právních služeb a které jsou nezbytné pro realizaci takové smlouvy (např. údaje o manželovi/manželce, spoluvlastníkovi, společníkovi, smluvním partnerovi, zákazníkovi);

3. fyzických osob, které jednají v zastoupení našeho klienta (fyzická či právnická osoba), např. zmocněnec na základě plné moci vystavené klientem, zákonný zástupce klienta, statutární orgán klienta – právnické osoby nebo zaměstnanec klienta.

Podle GDPR osobními údaji nejsou údaje týkající se právnických osob. V případě jednání o uzavření smlouvy anebo při plnění smlouvy uzavřené s právnickou osobou dochází zpravidla ke zpracování osobních údajů týkající se fyzických osob, které zastupují danou právnickou osobou (např. její statutární orgán, zaměstnanec nebo zmocněnec jednající na základě plné moci).

Jak je uvedeno výše, v souvislosti s plněním Smlouvy o poskytování právních služeb anebo k dalším níže uvedeným účelům zpracováváme nejen osobní údaje našich klientů – fyzických osob, ale rovněž osobní údaje třetích osob, které jsou fyzickými osobami. Může se jednat zejména o osobní údaje statutárních orgánů, zaměstnanců či jiných zástupců našich klientů anebo osobní údaje např. jejich dodavatelů, zákazníků či obchodních partnerů či jejich zástupců, zejména pokud jsou obsaženy v dokumentaci či podkladech předložených naším klientem a které jsou nezbytné pro realizaci Smlouvy o poskytování právních služeb.

3. Jaké kategorie osobních údajů zpracováváme?

Naše společnost zpracovává především ty osobní údaje, které nám sdělíte Vy sami a které slouží především k uzavření a řádné realizaci Smlouvy o poskytování právních služeb nebo k dalším účelům vymezeným dále v těchto Zásadách.

3.1. Osobní údaje, které získáváme v souvislosti s uzavřením či plněním Smlouvy o poskytování právních služeb

Osobní údaje nám primárně poskytujete v souvislosti s uzavřením či plněním Smlouvy o poskytování právních služeb, a to buď prostřednictvím telefonické nebo emailové komunikace, poštou, anebo při Vaší osobní návštěvě naší kanceláře.

Údaje, které nám poskytnete v souvislosti s poptáním našich právních služeb, slouží výhradně za účelem posouzení dané věci, které se poskytování právních služeb týká, a následného případného uzavření smlouvy, kterou máte v úmyslu s naší Advokátní kanceláří uzavřít. Dále rovněž zpracováváme údaje o naší vzájemné komunikaci související s poskytováním právních služeb, zejména údaje týkající se pokynů k dalšímu postupu ve věci, úprav dokumentů apod.

Osobními údaji poskytnutými před uzavřením nebo v souvislosti s uzavřením Smlouvy o poskytování právních služeb jsou zejména:

základní identifikační údaje: jméno, příjmení, datum narození nebo rodné číslo (je-li to nezbytné na základě příslušných právních předpisů), adresa trvalého bydliště či místa podnikání, údaj o pracovní pozici nebo funkci či jiné formě zastoupení (v případě zástupce);
základní kontaktní údaje: e-mailová adresa, telefonní číslo, doručovací adresa;
základní fakturační údaje: fakturační adresa, v případě podnikající fyzické osoby IČO, popř. též DIČ, číslo bankovního účtu (v nezbytných případech);
údaje o instrukcích k poptávaným službám a jiné údaje ze vzájemné komunikace.

Osobními údaji poskytnutými v souvislosti s plněním Smlouvy o poskytování právních služeb jsou zejména:

údaje o třetích fyzických osobách vyplývající z poskytnutých podkladů či dokumentace (např. o zástupcích, společníkovi, manželovi, zákaznících či dodavatelích);
údaje o instrukcích klienta k poskytovaným službám a jiné údaje ze vzájemné komunikace;
údaje o poskytovaných právních službách;
údaje o platebních transakcích (zejména o uskutečněných peněžních úhradách) a další údaje uvedené na fakturách a příjmových platebních dokladech.

3.2. Osobní údaje, které získáváme při Vaší účasti v náborovém řízení vedeném naší společností

V případě, že se zúčastníte náborového řízení vedeného naší společností na pracovní pozici nebo na spolupráci s naší Advokátní kanceláří, pak zpracováváme následující osobní údaje:

základní identifikační údaje (jméno, příjmení, datum narození nebo rodné číslo, adresa trvalého bydliště či místa podnikání);
základní kontaktní údaje (e-mailová adresa, telefonní číslo, doručovací adresa);
údaje o dosaženém vzdělání a pracovních zkušenostech souvisejících s poptávanou pozicí;
další údaje uvedené ve Vašem životopise, popř. průvodním dopise anebo Vámi předložených referencích.

3.3. Osobní údaje, které získáváme prostřednictvím cookies při návštěvě Webových stránek

Na našich Webových stránkách používáme tzv. cookies, tj. krátké textové soubory generované webovým serverem a ukládané v počítači prostřednictvím prohlížeče, a další technologie sledování, při kterých může docházet ke zpracování Vašich osobních údajů. Patří mezi ně například IP adresa, informace o Vašem přístupu na Webovou stránku, o proklicích, o prohlížeči a o operačním systému a využitém zařízení pro návštěvu našich Webových stránek. Je však třeba zmínit, že takovéto informace jsou anonymizované, a pouze na jejich základě není možné zjistit údaje o Vás, jakožto konkrétní osobě.

Více detailů o používání cookies a dalších technologiích sledování užívaných na našich Webových stránkách naleznete v samostatném dokumentu dostupném zde: Informace o používání cookies

3.4. Osobní údaje, které získáváme, pokud se prostřednictvím našich Webových stránek přihlásíte k odběru našich newsletterů

Pokud využijete možnosti se přihlásit k odběru našich newsletterů (tj. obchodních sdělení) prostřednictvím kontaktního formuláře umístěného na našich Webových stránkách, pak zpracováváme Vámi poskytnuté kontaktní údaje za účelem zasílání těchto obchodních sdělení dle odst. 4.4. těchto Zásad.

Jedná se o následující údaje: kontaktní e-mail.

3.5. Osobní údaje, které získáváme, pokud prostřednictvím našich Microsites využijete kontaktní formulář „Napište mi“

Pokud využijete možnosti kontaktovat nás prostřednictvím kontaktního formuláře umístěného na našich Microsites, pak zpracováváme Vámi poskytnuté údaje za účelem vyřizování Vašich požadavků zaslaných prostřednictvím elektronických formulářů. Jedná se o následující údaje:

základní identifikační údaje (jméno, příjmení);
kontaktní e-mail; a
další údaje související s Vaším požadavkem.

3.6. Osobní údaje, které získáváme při uzavření Jiné smlouvy

V případě, že naše Advokátní kancelář uzavírá smlouvu s dodavatelem služeb či jiných plnění za účelem zajištění řádného provozu kanceláře (např. smlouva s daňovým poradcem, poskytovatelem IT služeb), pak zpracovává osobní údaje v nezbytném rozsahu, a to zejména:

základní identifikační údaje: jméno, příjmení, datum narození, adresa místa podnikání, údaj o pracovní pozici nebo funkci či jiné formě zastoupení (v případě zástupce);
základní kontaktní údaje: e-mailová adresa, telefonní číslo, doručovací adresa;
základní fakturační údaje: fakturační adresa, IČO, popř. též DIČ, číslo bankovního účtu;
údaje o platebních transakcích (zejména o uskutečněných peněžních úhradách) a další údaje uvedené na fakturách a příjmových platebních dokladech;
údaje o dodávkách výrobků či služeb poskytnutých naší Advokátní kanceláři.

4. Pro jaké účely a na základě jakého právního titulu (důvodu) Vaše osobní údaje zpracováváme?

Naše Advokátní kancelář zpracovává Vaše osobní údaje pouze v nezbytných případech, v nutném rozsahu a pouze pro následující účely a na základě následujících právních základů:

4.1. Uzavření a plnění Smlouvy o poskytování právních služeb

Osobní údaje jsou v tomto případě zpracovávány za účelem platného uzavření Smlouvy o poskytování právních služeb a dále pak k plnění povinností z této smlouvy plynoucích, zejména pro řádné poskytování právních služeb v mezích obecně závazných právních a stavovských předpisů a Vašich pokynů. Dále zpracováváme osobní údaje k tomu, abychom vyšli vstříc Vašim dotazům, připomínkám a případným požadavkům. Bez takových údajů bychom nebyli schopni Vaše dotazy, připomínky či požadavky vyřídit.

Jedná se o následující osobní údaje:

i. osobní údaje poskytnuté před uzavřením nebo v souvislosti s uzavřením Smlouvy o poskytování právních služeb;

ii. osobní údaje poskytnuté v souvislosti s plněním Smlouvy o poskytování právních služeb.

Právním základem pro zpracování osobních údajů je tak:

provedení opatření přijatých na Vaši žádost před uzavřením smlouvy anebo zpracování, které je nezbytné pro splnění smlouvy (tj. důvod zpracování podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR);
plnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje (tj. důvod zpracování podle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR).

4.2. Plnění právních povinností vztahující se na naši společnost

Advokátní kancelář dále zpracovává osobní údaje za účelem plnění povinností, které se na nás vztahují a které vyplývají z příslušných právních či stavovských předpisů, a to po dobu stanovenou příslušným právním či stavovským předpisem. Patří sem například povinnosti vyplývající ze zákona č. 85/1996 Sb., o advokacii, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o advokacii“) - např. řádné vedení klientského spisu, povinnost identifikovat klienta ve smyslu zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti (dále jen „AML zákon“), povinnost vést řádné účetnictví.

Jedná se zejména o následující osobní údaje:

i. osobní údaje poskytnuté před uzavřením nebo v souvislosti s uzavřením Smlouvy o poskytování právních služeb, zejména základní identifikační a fakturační údaje;

ii. osobními údaje poskytnuté v souvislosti s plněním Smlouvy o poskytování právních služeb, zejména údaje a doklady o uskutečněných platebních transakcích.

Právním základem pro zpracování osobních údajů je tak plnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje (tj. důvod zpracování podle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR).

4.3. Výkon, určení či obhajoba práv naší společnosti

Vaše osobní údaje mohou být v nezbytném rozsahu zpracovávány za účelem uplatnění, určení či obhajoby našich práv v soudním či jiném řízení. Právním základem v těchto případech je nezbytnost zpracování pro účely oprávněných zájmů naší společnosti jako správce. Osobní údaje jsou zpracovávány zejména z důvodů výkonu či obhajoby našich práv a oprávněných zájmů po dobu trvání takového soudního či jiného sporu a po dobu výkonu příslušného soudního či správního rozhodnutí.

Jedná se zejména o následující osobní údaje: základní identifikační údaje, základní kontaktní údaje, údaje o sporném vztahu, údaje po poskytnutých právních službách, údaje ze vzájemné komunikace, údaje o realizovaných platbách.

Právním základem pro zpracování osobních údajů je tak nezbytnost zpracování pro účely oprávněných zájmů Advokátní kanceláře jako správce (tj. důvod zpracování podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).

V souladu s čl. 21 GDPR máte možnost vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů zpracovávaných z důvodu oprávněného zájmu naší společnosti (tj. pro účely výkonu, určení či obhajoby našich práv v soudním či jiném řízení). Pokud tuto námitku proti zpracování Vašich osobních údajů pro tento účel vznesete, budeme se jejím vyřízením zabývat v souladu s příslušným postupem předvídaným v GDPR. Tuto svou námitku můžete zaslat na kontaktní e-mail naší společnosti uvedený výše, popř. poštou na adresu sídla naší společnosti.

4.4. Zasílání obchodních sdělení (newsletterů) naší společnosti

Pokud jste klientem naší Advokátní kanceláře a předem jste nevyloučili užití Vaší e-mailové adresy pro zasílání našich obchodních sdělení, mohou být Vaše osobní údaje v rozsahu: jméno, příjmení a e-mailová adresa, použity za účelem zasílání našich marketingových informací, právních aktualit (tzv. newsletterů) či jiných obchodních sdělení souvisejících s námi poskytovanými službami (dále jen jako „obchodní sdělení“).

Právním základem pro zpracování osobních údajů je nezbytnost zpracování pro účely oprávněných zájmů Advokátní kanceláře jako správce (tj. oprávněný zájem spočívající v možnosti využít přímý marketing). Jedná se o důvod zpracování podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR. Jsme oprávněni zasílat obchodní sdělení na Váš e-mailový kontakt bez Vašeho předchozího souhlasu rovněž na základě ust. § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti, ve znění pozdějších předpisů.

Máte rovněž možnost kdykoli vznést tzv. námitku proti zpracování Vašich osobních údajů zpracovávaných pro účely přímého marketingu (tj. pro účely zasílání obchodních sdělení bez Vašeho souhlasu) v souladu s čl. 21 GDPR. Tuto svou námitku můžete zaslat na kontaktní e-mail naší společnosti uvedený výše, popř. poštou na adresu sídla naší společnosti.

Po vznesení námitky či poté, co nám jinak sdělíte, že nemáte nadále zájem o odběr našich obchodních sdělení, Vám nadále tato obchodní sdělení zasílat nebudeme. Stejně tak, pokud vyslovíte svůj nesouhlas se zasíláním obchodních sdělení před nebo při uzavření Smlouvy o poskytování právních služeb.

4.5. Vyřizování Vašich požadavků přes kontaktní formulář umístěný na Microsites

Vaše osobní údaje mohou být v nezbytném rozsahu zpracovávány za účelem vyřizování Vašich požadavků zaslaných prostřednictvím elektronických formulářů umístěných na našich Microsites, a to v rozsahu: jméno, příjmení, e-mailová adresa, a předmět Vašeho požadavku, resp. údaje související s Vaším požadavkem.

Právním základem pro zpracování osobních údajů je provedení opatření přijatých na žádost subjektu údajů před uzavřením smlouvy (tj. důvod zpracování podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR).

4.6. Výkon, určení či obhajoba práv třetích osob, zejména klientů naší společnosti

Vaše osobní údaje mohou být v nezbytném rozsahu zpracovávány za účelem tzv. oprávněného zájmu třetích osob, zejména klientů naší Advokátní kanceláře, spočívajícím ve výkonu či obhajoby práv těchto třetích osob v rámci právních služeb poskytovaných na základě smlouvy s naší Advokátní kanceláří, a to v souladu s příslušnými právními a stavovskými předpisy upravující výkon advokacie.

Jedná se zejména o následující údaje: osobní údaje poskytnuté při plnění Smlouvy o poskytování právních služeb, a to zejména osobní údaje o třetích (fyzických) osobách, které vyplývají z předložené dokumentace či podkladů klienta nezbytných pro poskytnutí právní služby nebo jiného plnění na základě takové smlouvy.

Právním základem pro zpracování osobních údajů je nezbytnost zpracování pro účely oprávněných zájmů třetích osob, zejména klientů, spočívající ve výkonu, určení či obhajoby jejich práv, tj. důvodu zpracování podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.

V souladu s čl. 21 GDPR máte možnost vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů zpracovávaných z důvodu oprávněného zájmu třetí osoby spočívajícího ve výkonu, určení či obhajoby jejich práv. Pokud tuto námitku vznesete, budeme se jejím vyřízením zabývat v souladu s příslušným postupem předvídaným v GDPR. Tuto svou námitku můžete zaslat na kontaktní e-mail naší společnosti uvedený výše, popř. poštou na adresu sídla naší společnosti.

4.7. Využití údajů z tzv. cookies

Údaje získané z tzv. nezbytných souborů cookies užívaných na našich Webových stránkách zpracováváme pro zajištění řádného fungování těchto webových stránek.

Pokud jsou cookies využívány k jiným účelům, např. k analytickým, statistickým účelům, za účelem analýzy preferencí návštěvníků Webových stránek a k marketingovým účelům, pak ke zpracování těchto osobních údajů pro tyto účely dochází pouze na základě Vašeho souhlasu uděleného na našich Webových stránkách endors, a to v rozsahu Vámi takto uděleného souhlasu. V těchto případech je právním základem pro zpracování osobních údajů Vámi udělený souhlas se zpracováním osobních údajů pro jeden či více konkrétních účelů (tj. důvod zpracování podle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR).

4.8. Realizace náborových řízení vedených naší společností

Pokud se účastníte námi vedeného náborového řízení na zaměstnání či jinou spolupráci, pak zpracováváme pro tento účel Vaše osobní údaje, které nám pro tento účel sdělíte během tohoto výběrového řízení, a to ve Vašem životopise, průvodních dopisech či předložených referencích.

4.9. Zajištění provozních záležitostí naší společnosti

Za účelem zajištění řádného provozu naší společnosti uzavíráme s dodavateli výrobků a služeb (např. poskytovatelé IT služeb, externí účetní či daňový poradce) tzv. Jiné smlouvy. Ke zpracování osobních údajů naší společností dochází též v souvislosti s naší účastí na veřejných zakázkách, tj. při naší účasti na zadávacích řízeních a při následném uzavírání a plnění smluv.

Právním základem pro zpracování osobních údajů je tak provedení opatření přijatých na žádost subjektu údajů před uzavřením smlouvy anebo zpracování, které je nezbytné pro splnění smlouvy (tj. důvod zpracování podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR).

4.10. Jiné konkrétní účely zpracování vymezené ve Vámi uděleném souhlasu se zpracováním

Právním základem pro zpracování Vašich osobních údajů je Vámi dobrovolně udělený souhlas, pokud nám nesvědčí jiný, výše uvedený právní základ pro zpracování Vašich osobních údajů. Na základě takového souhlasu Vaše osobní údaje můžeme zpracovávat pro tam vymezený jeden či více konkrétních účelů.

Rozsah Vašich osobních údajů zpracovávaných na základě Vámi uděleného souhlasu vyplývá z textu Vašeho souhlasu uděleného naší Advokátní kanceláři s tím, že takto udělený souhlas jste oprávněni kdykoli odvolat.

Právním základem pro zpracování je tak Vámi udělený souhlas pro jeden či více konkrétních účelů podle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR.

5. Z jakého zdroje Vaše osobní údaje získáváme?

Zpracováváme především ty osobní údaje, které nám sdělíte přímo Vy sami anebo Vaši zaměstnanci či Vaši jiní zástupci (statutární orgán či zmocněnec na základě plné moci) při naší vzájemné osobní, písemné, telefonické či e-mailové komunikaci. Další údaje mohou vyplývat z podkladů či dokumentace, kterou nám náš klient nebo Vy anebo Vaši zástupci předložíte, popř. je získáme při Vaší návštěvě našich webových stránek. V nezbytných případech získáváme za účelem plnění smlouvy či našich zákonných povinností osobní údaje z veřejných rejstříků či seznamů (např. obchodní rejstřík, insolvenční rejstřík).

6. Je poskytování osobních údajů zákonným či smluvním požadavkem? Máte povinnost nám osobní údaje poskytnout?

Vaše osobní údaje zpracováváme hlavně proto, abychom mohli s Vámi uzavřít Smlouvu o poskytování služeb (popř. Jinou smlouvu), a na základě takové smlouvy plnit své povinnosti, zejména poskytovat Vám kvalitní právní služby v souladu s právními předpisy a Vašimi požadavky. Někdy je třeba Vaše osobní údaje zpracovávat proto, abychom dostáli nám právními předpisy uložených povinností (např. povinnosti vyplývající z AML zákona, pro řádné vedení účetnictví).

V těchto případech je poskytnutí Vašich osobních údajů smluvním nebo zákonným požadavkem a bez jejich poskytnutí nemůžeme řádně plnit své zákonné nebo smluvní povinnosti.

V ostatních případech, zejména pokud je zpracování Vašich osobních údajů založeno na základě Vašeho předchozího souhlasu, nemáte povinnost nám takové osobní údaje poskytnout. Udělení Vašeho souhlasu se zpracováním osobních údajů není podmínkou pro uzavření jakékoli smlouvy s Advokátní kanceláří.

7. Po jak dlouhou dobu Vaše osobní údaje uchováváme?

Vaše osobní údaje jsou naší Advokátní kanceláří zpracovávány a uchovávány pouze po následující dobu nezbytně nutnou pro daný účel zpracování:

Uzavření a plnění Smlouvy o poskytování právních služeb

Osobní údaje související s Vaší poptávkou po našich právních službách zpracováváme po dobu nejdéle dvou (2) měsíců, pokud nedojde k uzavření Smlouvy o poskytování právních služeb anebo není-li jiný právní důvod pro další zpracovávání Vašich osobních údajů (např. náš oprávněný zájem).

Dojde-li k uzavření Smlouvy o poskytování právních služeb, pak osobní údaje související s uzavřením a splněním této smlouvy, zejména se zajištěním požadovaných právních služeb a vzájemnou komunikací (tj. klientský spis a dokumentace o poskytnutých právních službách), zpracováváme po dobu poskytování právních služeb na základě takové smlouvy, a následně minimálně po dobu dalších pěti (5) let, jak nám to ukládá příslušný stavovský právní předpis.

Pro určité listiny tvořící klientský spis či dokumentaci o poskytnutých právních službách nám stanoví právní či stavovské předpisy povinnost je uchovávat po dobu delší, a to např.:

po dobu deseti (10) let ode dne ukončení správy majetku klienta, pokud se jedná o zpracování osobních údajů v souvislosti se správou majetku klienta, včetně úschov peněz a listin;
po dobu deseti (10) let od uskutečnění obchodu nebo ukončení obchodního vztahu s klientem, pokud se jedná o zpracování údajů v souvislosti s činnostmi, na které se vztahuje AML zákon.

Plnění právních povinností vztahujících se na naši společnost

Osobní údaje, které zpracováváme v souvislosti s účetními doklady a účetními záznamy, zpracováváme po dobu zpravidla pěti (5) let od konce účetního období, kterého se týkají, není-li v některých případech právními předpisy vyžadována lhůta delší. Např. daňové doklady se podle zákona o dani z přidané hodnoty uchovávají po dobu deseti (10) let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo.

Jak bylo uvedeno výše, na základě dalších právních předpisů (např. AML zákon, zákon o advokacii) jsme povinni uchovávat určité další listiny tvořící klientský spis či dokumentaci o poskytovaných právních službách po dobu stanovenou zákonem či příslušným stavovským předpisem.

Výkon, určení či obhajoba práv naší společnosti

Za tímto účelem zpracováváme Vaše osobní údaje po dobu vyřešení sporu nebo soudního či jiného řízení, ve kterém jsme uplatňovali výkon či obhajobu našich práv, a jeden rok po ukončení takového sporu či řízení.

Pokud se jedná o naše nároky ze Smlouvy o poskytování právních služeb, pak zpracováváme tyto údaje po dobu trvání daného smluvního vztahu a dále minimálně po dobu jednoho roku po uplynutí zákonné lhůty pro vedení klientského spisu, resp. pro uchovávání příslušné dokumentace. Pokud v této době dojde k zahájení příslušného sporu či soudního či jiného řízení, tak po dobu trvání takového sporu a řízení a dále jeden rok po jeho ukončení.

Pokud se jedná o naše nároky z Jiných smluv, pak zpracováváme tyto údaje po dobu trvání daného smluvního vztahu a minimálně po promlčecí dobu pro uplatnění práva z vad poskytovaných plnění.

Zasílání obchodních sdělení naší společností

Osobní údaje pro zasílání obchodních sdělení zpracováváme a uchováváme po dobu, kdy trvá náš oprávněný zájem k jejich zasílání. Pokud vyjádříte nesouhlas se zasíláním obchodních sdělení či nám zašlete námitku proti zpracování Vašich údajů k tomuto účelu anebo uplynula doba více než dvou (2) let, kdy jste využili naposledy našich služeb, pak Vám nadále nebudeme naše obchodní sdělení zasílat.

Pokud Vám však zasíláme obchodní sdělení na základě Vašeho výslovného souhlasu uděleného naší Advokátní kanceláři pro tento účel prostřednictvím kontaktního formuláře umístěného na našich Webových stránkách, pak Vaši e-mailovou adresu zpracováváme pro tento účel po dobu trvání Vašeho souhlasu, maximálně však po dobu tří (3) let od udělení Vašeho souhlasu. Po uplynutí této doby (popř. po odvolání Vašeho souhlasu), můžeme zpracovávat Vaše osobní údaje, jen pokud k tomu máme jiný právní důvod (např. z důvodu našeho oprávněného zájmu nebo plnění Smlouvy o poskytování právních služeb).

Vyřizování Vašich požadavků zaslaných přes kontaktní formulář umístěný na Microsites

Pro tento účel zpracováváme Vámi poskytnuté osobní údaje po dobu nezbytnou k vyřízení Vašeho požadavku, maximálně však po dobu dvou (2) měsíců od vyřízení takového požadavku, pokud následně nebudeme mít jiný důvod pro jejich další zpracovávání (tj. uzavření a plnění smlouvy uzavřené s Vámi nebo náš oprávněný zájem).

Výkon, určení či obhajoba práv třetích osob, zejména klientů naší společnosti

Osobní údaje, jejichž účelem zpracování je ochrana oprávněných zájmů třetích osob, zpracováváme po dobu tří (3) let od doby počátku zpracování údajů, není-li zvláštními právními předpisy (např. upravujícími výkon advokacie) stanoveno jinak, anebo pokud s ohledem na okolnosti konkrétního případu netrvá oprávněný zájem třetí osoby na zpracovávání příslušných údajů po delší dobu (např. probíhá soudní či jiné řízení, ve kterém došlo k výkonu či obhajobě práv třetích osob).

Využití údajů z tzv. cookies

Dobu, po kterou zpracováváme a uchováváme jednotlivé údaje získané prostřednictvím cookies a dalších technologií sledování užívaných na našich Webových stránkách, naleznete v samostatném dokumentu dostupném zde: Informace o používání cookies.

Realizace náborového řízení vedeného naší společností

Pro tento účel zpracováváme Vámi poskytnuté osobní údaje po dobu takového náborového řízení, maximálně však po dobu tří (3) měsíců od doručení Vašeho životopisu či prvního kontaktu s Vámi, pokud následně nebudeme mít jiný důvod pro jejich další zpracovávání (tj. uzavření a plnění smlouvy uzavřené s Vámi či Vámi udělený souhlas s dalším zpracováváním pro budoucí výběrová řízení).

Uzavření a plnění Jiné smlouvy uzavřené s naším obchodním partnerem či dodavatelem výrobků či služeb

Osobní údaje zpracovávané pro tento účel zpracováváme po dobu trvání smluvního vztahu na základě takové smlouvy uzavřené s našim obchodním partnerem či dodavatelem výrobků či služeb a dále po promlčecí dobu pro uplatnění práva z vad poskytovaných plnění.

Jiné konkrétní účely zpracování vymezené ve Vámi uděleném souhlasu se zpracováním

Pokud Vaše osobní údaje zpracováváme na základě Vašeho souhlasu, pak tyto údaje zpracováváme pro daný účel zpracování po dobu uvedenou v textu Vámi uděleného souhlasu, jinak po dobu tří (3) let od udělení Vašeho souhlasu. Po uplynutí této doby (popř. po odvolání Vašeho souhlasu), můžeme zpracovávat Vaše osobní údaje, jen pokud k tomu máme jiný právní důvod (např. z důvodu našeho oprávněného zájmu).

Po uplynutí těchto lhůt budou vždy příslušné osobní údaje do jednoho (1) měsíce vymazány či anonymizovány. To však neplatí v případě, že i po uplynutí některé této lhůty budeme tyto Vaše osobní údaje oprávněni nebo povinni zpracovávat pro jiné účely zpracování, např. z důvodu plnění zákonných účetních či daňových povinností nebo z důvodu uplatnění či obrany našich nároků.

8. Jakým způsobem osobní údaje zpracováváme?

Advokátní kancelář zpracovává osobní údaje zejména prostřednictvím komunikace s Vámi, případně prostřednictvím komunikace či jednání s orgány veřejné moci, a to v souvislosti s poskytovanými právními službami a/nebo na základě obecně závazných právních předpisů a stavovských předpisů, a dále při vedení klientského spisu či jiné dokumentace o poskytovaných právních službách. Tato dokumentace je vedena převážně v elektronické podobě.

Advokátní kancelář přijímá veškerá nezbytná technická a organizační opatření k zabezpečení ochrany Vašich osobních údajů a dodržuje veškeré povinnosti stanovené jí obecně závaznými právními předpisy. Taková opatření jsou pravidelně revidována a aktualizována.

Snažíme se užívat taková bezpečnostní opatření, která zajišťují ochranu osobních údajů v nejvyšší možné míře, která odpovídá technické úrovni dostupných prostředků. Advokátní kancelář dbá na to, aby se s Vašimi údaji zacházelo s náležitou péčí. Advokátní kancelář vynaloží maximální úsilí, aby nedošlo k neoprávněnému zpracování osobních údajů.

9. Sdílení Vašich osobních údajů s třetími osobami

S Vašimi osobními údaji nakládají zásadně zaměstnanci uvnitř naší Advokátní kanceláře nebo advokáti trvale spolupracující s naší společností na základě příslušné smlouvy podle zákona o advokacii, kteří se podílejí na poskytování služeb anebo zastupují Advokátní kancelář při realizaci nezbytných opatření a při komunikaci před uzavřením příslušné smlouvy. Všichni zaměstnanci Advokátní kanceláře a spolupracující advokáti jsou přísně vázání povinností mlčenlivosti za podmínek stanovených příslušnými právními a stavovskými předpisy.

Mimo naši Advokátní kancelář mohou být Vaše osobní údaje předány pouze ve zcela nezbytných případech, a to příjemcům z následujících kategorií, a to vždy za splnění všech podmínek stanovených příslušnými právními předpisy, zejména GDPR či příslušnými zvláštními právními a stavovskými předpisy:

adresáti (soud, správní úřad či jiná instituce či druhá smluvní strana) právního jednání, návrhu či jiného procesního úkonu či faktického úkonu obsahujícího Vaše osobní údaje či údaje třetích osob (např. žaloba či jiný návrh na zahájení řízení, nabídka smlouvy), a to vždy v rámci předmětu poskytované služby a v souladu s pokyny klienta;
poskytovatelé služeb pro naši společnost, s nimiž dlouhodobě spolupracujeme, přičemž se jedná zejména o poskytovatele IT služeb včetně správy Webových stránek, provozovatele cloudových úložišť dat, poskytovatele účetních a daňových služeb;
státní nebo nadstátní dozorové, regulační či donucovací orgány nebo soudy, to však pouze v případě, že jsme k takovému předání povinni v mezích obecně závazných právních předpisů a příslušných stavovských předpisů, anebo pokud k takovému předávání údajů máme oprávněný zájem (např. při uplatňování, obhajobě či určení práv naší společnosti v rámci soudního či správního řízení).

Předání Vašich osobních údajů třetí osobě nás nezbavuje odpovědnosti za zákonnost jejich zpracování v souladu s obecně závaznými právními předpisy.

S výjimkou státních orgánů jsou všichni příjemci osobních údajů povinni tyto údaje zpracovávat pouze v souladu s našimi přesnými pokyny a pouze pro námi stanovené účely, jinak Vás o takovém předání informujeme. V případech, kdy to vyžadují příslušné právní předpisy, si před takovým předáním Vašich osobních údajů třetí osobě předem vyžádáme Váš souhlas.

10. Jaká máte práva související s ochranou osobních údajů?

V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte v souladu s příslušnými právními předpisy níže uvedená práva, které samozřejmě plně respektujeme a při jejich uplatňování se Vám budeme snažit vyjít vstříc v maximální možné míře:

Právo na informace. Požádáte-li o informaci o zpracování Vašich Osobních údajů, tuto informaci Vám bez zbytečného odkladu předáme;
Právo na přístup k Vašim osobním údajům. Máte právo na kopii Vašich Osobních údajů, které zpracováváme;
Právo na opravu. Pokud objevíte nepřesnost při zpracování Vašich osobních údajů, máte právo na opravu takového nepřesného osobního údaje;
Právo na výmaz („právo být zapomenut“). Máte právo na výmaz Vašich osobních údajů, ale jen ve specifických případech stanovených zákonem, tedy zejména pokud není na naší straně právem uznaný důvod k dalšímu zpracování Vašich osobních údajů (včetně ochrany našich legitimních zájmů a práv);
Právo na přenositelnost údajů. Máte právo obdržet osobní údaje, které jste nám poskytli a které jsou zpracovávány na základě souhlasu, a to ve strojově čitelné podobě. Toto právo se vztahuje výhradně na osobní údaje, které se zpracovávají automatizovaně;
Právo na odvolání uděleného souhlasu. Pokud zpracováváme Vaše osobní údaje na základě Vašeho souhlasu, svůj souhlas můžete kdykoliv odvolat prostřednictvím e-mailové zprávy zaslané na e-mailovou adresu info@endors.cz anebo na adresu sídla naší společnosti, aniž je tím dotčena zákonnost zpracování založená na souhlasu uděleném před jeho odvoláním. Tyto osobní údaje nebudeme nadále zpracovávat, pokud k tomu nebudeme mít jiný právní důvod (např. plnění naší zákonné povinnosti).
Právo vznést námitku. Pokud právním základem pro zpracování Vašich osobních údajů je nezbytnost takového zpracování pro účely oprávněných zájmů naší společnosti anebo třetí osoby, pak máte právo vznést námitku za podmínek v čl. 21 GDPR. Dále máte právo vznést námitku proti zpracovávání Vašich osobních údajů pro účely zasílání obchodních sdělení (pro účely tzv. přímého marketingu), jak je popsáno výše.
Právo na omezení zpracování osobních údajů. Máte právo nás žádat, abychom za splnění předpokladu v čl. 18 GDPR omezili zpracování Vašich osobních údajů, zejména v případě, kdy zpochybňujete správnost Vašich osobních údajů, a to po dobu, která nám umožňuje ověřit správnost Vašich osobních údajů; nebo když nepotřebujeme nadále Vaše osobní údaje pro stanovené účely zpracování, ale jsou Vámi požadované za účelem určení, výkonu nebo obhajoby práv.
Právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je v České republice Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem Praha 7, Pplk. Sochora 727/27, PSČ 170 00, www.uoou.cz.

Pokud budete mít dojem, že s Vašimi osobními údaji zacházíme v rozporu s příslušnými právními předpisy, můžete se na nás kdykoliv obrátit se žádostí o vysvětlení, případně se žádostí o odstranění vzniklého nesouladného stavu či se žádostí o omezení zpracování osobních údajů. Pro tyto účely můžete využít kterýkoliv z kontaktních údajů Advokátní kanceláře uvedený v bodě 1. těchto Zásad. Do předmětu zprávy prosím uveďte „žádost/GPDR“– abychom mohli Váš požadavek či dotaz předat ke zpracování příslušnému týmu.

Vaši žádost týkající se jakéhokoliv Vašeho práva zpracujeme nejpozději během jednoho (1) měsíce od jejího doručení. Pokud se setkáme s neobvykle velkým počtem žádostí nebo s obzvláště složitými žádostmi, může být lhůta prodloužena maximálně o další dva měsíce. Pokud jsou žádosti nedůvodné nebo nepřiměřené, obzvláště kvůli jejich opakujícímu se charakteru, můžeme: (a) účtovat si přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací / sdělení nebo s učiněním požadovaných úkonů; nebo (b) odmítnout žádosti vyhovět.

Rovněž máte právo se kdykoliv obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů, jehož kontaktní údaje naleznete na https://www.uoou.cz/vismo/o_utvar.asp?id_u=10. Budeme však rádi, pokud budete záležitost řešit nejprve s námi.

11. Od kdy jsou Zásady ochrany osobních údajů účinné?

Tyto Zásady jsou platné a účinné od 28.6.2023.

Tyto Zásady jsou pravidelně revidovány a aktualizovány. Poslední aktuální znění je Vám k dispozici na našich Webových stránkách.

endors advokátní kancelář s.r.o.